E-Mail – Mein persönliches Mysterium

Ich bin fest davon überzeugt, dass E-Mails eine große Rolle im Alltag von Unternehmen spielen und zwar sogar eine viel größere, als ihnen jemals zugedacht war.

Im Prinzip ist, die Idee, die hinter dem Prinzip E-Mail steckt schon im Namen enthalten, es geht um die Versendung digitaler Post, bzw “Briefe”, also nicht mehr oder weniger als das versenden von Nachrichten auf digitalem Weg.

Meines Wissens nach werden E-Mails aber in den meisten Unternehmen (leider) zu viel mehr Zwecken “missbraucht”, was der Effizienz leider nicht zuträglich ist.

Ein paar Beispiele hierfür wären:

– Bestellungen aus Online-Shop des Unternehmens werden in Form von E-Mails archiviert
– Die Kommunikation zu Projekten findet unternehmens-intern per Email statt
– Zentrale Informationen zu Sachverhalten werden per Email mit und von Mitarbeitern geteilt
– Angebote, Kostenvoranschläge, Bestellungen und Rechnungen werden per E-Mail versendet
– etc.

Im Falle eines Falles werden dann entsprechende Informationen im Nachhinein im immer größer werdenden E-Mail Archiv gesucht. Je Strukturierung der Ablage und Leistungsfähigkeit der Suchfunktion finden sich die Infos dann schnell und umfassend oder auch nicht.

Das größte Rätsel ist und bleibt für mich aber (daher der Titel des Posts): Wenn E-Mail schon das zentral genutzte Medium für die meisten Firmen darstellt, warum gibt es dann bei den meisten E-Mail-Tools keine Groupware Funktionen für Teams?

Das Thema der Shared Mailboxen (bspw. für service@ info@ etc.) wird meiner Meinung nach von den großen Anbietern (Google und Microsoft) völlig vernachlässigt.

Hierbei geht es um Funktionalitäten wie bspw.:

– Gemeinsamer Zugriff auf Postfächer für mehrere Mitarbeiter
– Beantwortung der E-Mails unter gemeinsamem Absender, bspw. service@
– Bearbeitung der E-Mails als definierter Nutzer (Interne Nachvollziehbarkeit, “welcher Kollege hat was geschrieben”)
– Möglichkeit, E-Mails Mitarbeitern oder Kollegen zu “assignen”
– E-Mails auf Wiedervorlage legen
– E-Mails mit Kommentaren zu versehen für sich selbst oder andere Kollegen

Um diese ganzen Funktionalitäten hat sich daher ein Drittanbieter Markt entwickelt, mit mehr oder weniger leistungsfähigen Lösungen als PlugIns oder Ergänzungen zu bestehenden E-Mail Systemen. (FrontApp, Missive, etc.)

Alternativ kann man ein Ticketsystem nutzen, was meiner Meinung nach aber ganz direkt vom Thema E-Mail weg geht, und eher Helpdesk Lösungen sind (Zendesk, OTRS, Zammad).

Die große, alles glücklich machende E-Mail Lösung inkl. E-Mail Server, Client (inkl. Webmail) und Groupware, gibt es meines Wissens nach nicht.

Ganz unabhängig von diesen Problemen sollte meiner Meinung nach jedes Unternehmen versuchen, so viele Vorgänge, wie möglich, vom Konzept “E-Mail” zu lösen (ich werde in einem separaten Post auf E-Mail Alternativen näher eingehen).

Einige Beispiele hierfür wären:

– Zentrale Speicherung von Daten und lediglich Mitteilen des Speicherortes per E-Mail (keine Anhänge verschicken)

– Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten mit entsprechenden Tools (Office 365, Google Apps, etc.) statt Dateiversionen per E-Mail hin und her schicken

– Chat-Tool für Unternehmen nutzen (Google Hangouts, Slack, etc), am besten mit der Möglichkeit, Channel, oder Chat-Räume zu erstellen.

Ich garantiere aus eigener Erfahrung eine Reduktion des E-Mail Aufkommens um 80% und eine gleichzeitige Steigerung der Effizienz.

To be continued….

CategoriesUncategorized